上司要求重做?1結論3理由精準完成工作

【前言】「賣力工作,卻老是被上司要求重做。」「按照主管指示,卻得不到業績成效。」「多次事前討論,計畫仍舊沒有共識。」在職場上,如果你遭遇上述的困境,不用擔心,那有可能是遺漏了一個重要概念――「精準」。本文在說明如何把握正確的工作方向,實踐過程如何有效溝通以提高共識,快速完成工作項目。

資料綱要 「結論+三個理由」

1. 輕鬆避免「全部重做」

明明是做得相當仔細的資料,交給主管審閱後,卻被要求全部重做。即便是編排或設計出色的資料,一旦內容需要修正,為了追求美觀而耗費的時間,多半變成白費力氣。

向來被人要求於有限的時間內,提出高品質成果的外商顧問,往往在著力於編排和細節之前,便先擬定資料的綱要,並且送審,藉此避免「回頭修正(重做)風險」。具體而言,究竟該怎麼做才好呢?

為了避免回頭修正的風險,提早讓對方審閱極為重要。具體來說,就是以「結論+三個理由」的格式,逐條列出資料的綱要後,隨即請對方過目審閱。

之所以要列出「三個」理由,是因為這樣的比例最恰到好處。基於人類的心理,如果只列兩個理由,總覺得邏輯和根據過少,而四個理由又嫌太多。換句話說,相關人員恐怕會懷疑另有從其他切入點進行整理的方法。

只要在逐條列出之時確認方向性無誤,就能避免「全部重做」的窘況。假設此時被指謫方向性有所偏差,便能在耗費時間投入製作之前修正軌道。其實,這時主管提出的指摘,應該可說更令人樂意接受。

一旦確認資料的綱要並無偏誤,便能陸續添加內容。這道程序,正是預防「全部重做」的關鍵。

此外,如果是簡報資料,則可以「整體的結論和三項根據」、「某張投影片的結論和三項根據」等類似格式,將「結論+三個條列式理由」應用於任何部分。如此一來,便能做出邏輯架構十分清晰明確,讓人一目瞭然的資料。

◎ 條列式送審資料的製作方式……以泉先生為例

接下來就以「結論+三個條列式理由」,試著整理泉先生所做的投影片。

˙結論:「YON-YON」服務值得KSJ公司認真考慮導入。
˙理由1:與主力事業高級服飾業類似的商業模式,有不少成功案例。
˙事實1—1:屬於競爭對手的其他高級服飾品牌已經導入。
˙事實1—2:主要經營高級品的零售業,有不少成功案例。
˙事實1—3:主打奢華路線的旅店業,有不少成功案例。
˙理由2:以更新老舊系統為目的而導入的企業,有不少成功案例。(事實省略)
˙理由3:與KSJ公司規模雷同的企業,有不少成功案例。(事實省略)

從上述寫法當中,想必不難看出事實匯集為理由,理由匯集為結論的綱要。各位不妨把「結論和理由」寫於摘要投影片中,而「理由和事實」則寫在內文投影片中。

(圖/商周出版)

2. 落實先確立綱要,再添加內容的步驟

如上所述,以「結論+三個理由」確立資料的綱要後,不妨此時便向主管或相關人員確認方向性是否有所偏差。只要先徹底確立綱要,再添加內容,資料的品質和製作速度定能雙雙提升。

條列式寫法為資訊整理的基本祕訣,也是終極武器。為了能巧妙活用這項武器,各位平常製作資料之時,請試著把「結論+三個理由」牢記在心。

作者簡介:

作者是知名「NAE的工作效率化筆記」部落客,亦為外商顧問公司主管。先後於早稻田大學、東京大學研究所學習資訊工程,具有不限業種且不分日本國內外的上億日圓規模專案經驗。人生座右銘為「清楚、正確、樸拙」,擅長務實的顧問工作,但同時也是個口頭禪為「這樣做比較快吧?」的效率狂。

本文摘自<頂尖外商顧問的超效問題解決術 :教你搞定任性主管、刁難客戶,解決無理難題,提升3倍工作效率的43則實戰策略,商周出版>

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2020-01-19T10:00:06-05:00

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来源 : www.epochtimes.com
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